導入前の課題
- 新規参拝者や法事の申込情報を紙台帳・Excelで管理しており、担当者以外が状況を把握しづらかった
- 行事カレンダーと申込台帳が分かれており、日程のダブルブッキングや入力漏れのリスクがあった
- 年忌案内などの宛名データを毎回手作業で作成しており、作業負担が大きかった
導入したシステム
既に利用されていたGoogle Workspaceを最大限活用し、クラウド上で完結する業務管理フローを設計しました。
- 新規顧客（檀家・参拝者）登録フォームと、スプレッドシートへの自動記録
- 見学予約・法事受付をGoogleカレンダーと連動させる予約管理
- 行事・法事予定を一覧できるスプレッドシートと、担当者ごとのタスク一覧
- 宛名印刷ソフトにそのまま取り込める形式での宛名データ自動生成
導入後の効果
- 拠点や担当者が変わっても、同じスプレッドシート・カレンダーを参照するだけで最新状況を共有可能に
- 法事や行事の日程がカレンダー上で一元管理され、ダブルブッキングや入力漏れのリスクが大幅に減少
- 宛名データ作成がボタン一つで完了するようになり、発送準備にかかる時間を大きく削減
開発のポイント
- 新しいシステム画面を増やすのではなく、「いつも使っているカレンダーとスプレッドシート」をそのまま活かす設計に
- 紙の申込用紙や既存台帳の項目をベースにしつつ、将来的に増やせるよう柔軟な項目構成にした
- 導入時の教育コストを抑えるため、操作マニュアルと簡単な説明会をセットで実施