導入前の課題
- 現場からの依頼・相談が、電話・口頭・チャットなど複数チャネルに分散しており、対応漏れリスクが高かった
- タスクをスプレッドシートなどに手入力しており、「誰が・いつまでに・何をするか」の整理に時間がかかっていた
- 案件ごとのタスク量や負荷が見えづらく、業務の偏りやボトルネックを把握しにくかった
導入したシステム
LINEをUIとして、タスク登録〜担当者アサイン〜リマインド〜スケジュール登録までを自動化する仕組みを構築しました。
- スタッフがLINEの定型フォーマットで送信すると、自動でタスクとして登録されるBot
- 内容に応じて担当部署・担当者を振り分け、LINE通知で共有
- 期日付きタスクはGoogleカレンダーに自動登録し、リマインドを設定
- AIによるタスク内容のカテゴリ自動判定・簡易集計（どの種類の依頼が多いかを可視化）
導入後の効果
- 現場スタッフは「とりあえずLINEで送るだけ」でよくなり、タスク登録の心理的・時間的ハードルが大きく低下
- タスクの担当者・期限が自動で紐づくようになり、対応状況が一覧で把握できるようになった
- AIのカテゴリ判定により、どの種類の業務負荷が大きいかが見える化され、業務改善の検討材料として活用可能に
開発のポイント
- 「新しいツールを増やしたくない」という現場の要望から、普段使っているLINEをそのままUIとして採用
- GASを中心とした構成にすることで、運用コストを抑えつつ柔軟な機能追加に対応できるように設計
- まずは限定部署でのPoCからスタートし、フィードバックを反映しながら全社展開できるよう段階導入を前提に開発